Como llegar al fondo de las objeciones durante una negociación

Como superar objeciones durante la negociación

By José Luis Hurtado H.

Cuando estamos negociando u ofreciendo nuestros productos nos encontramos con una serie de objeciones y problemas que plantea nuestro eventual interlocutor. Muchas veces estas objeciones o problemas simplemente son para expresar su disconformidad en algún aspecto de la negociación, pero que no es manifiesta de manera abierta, muchas por falta de asertividad, apertura, amplitud o sinceridad o simplemente porque es parte de la estrategia para lograr sus propios objetivos. Nuestro desafío consistirá en llegar al fondo de estas objeciones.

¿Qué hacer ante este tipo de situaciones?

 Mantenga la calma. Lo primero que usted tiene que tomar en cuenta en este tipo de situaciones, es que toda negociación nunca debe enfocarse en aspectos personales entre las partes. Un error frecuente de los negociadores novatos es hacer del proceso de negociación algo personal cuando no debería serlo. Mantener la distancia hará que podamos razonar mejor y ver el problema desde una perspectiva más amplia. Muchas veces se confunde la pasión que hay que poner en estos procesos con  creer que esto es personal. Se puede demostrar y poner pasión sin perder la objetividad y lucidez que necesitamos a hora de negociar.

Explorare, sondee, indague más. Usted deberá preguntar de forma abierta el porqué de la objeción. Haga preguntas de tal forma que su contraparte pueda explicarse abiertamente y sin ningún tipo de restricciones. Deje hablar a su interlocutor libremente. Manifieste un genuino interés en resolver la objeción o el problema planteado. Por ejemplo ante una objeción de: “es muy costoso”, nuestra pregunta debería ser más o menos así: ¿Por qué considera que es muy costoso? ¿Con que lo está comparando? Luego de escuchar la respuesta de su contraparte vuelva a preguntar intentando clarificar los detalles. Luego de escuchar cuidadosamente y solo después de comprender sobre cuál es la preocupación real responda de tal forma que pueda superar esta objeción con argumentos sólidos. Generalmente una objeción denota una falta de información, que podrá ser superada siempre y cuando sea brindada de manera convincente.

Observe el lenguaje corporal de su contraparte y sea conciente del suyo.  Cuando estamos interactuando en una negociación es importante que usted observe el lenguaje corporal de su contraparte. Usted puede encontrar muchas pistas que le pueden aportar información sobre lo que realmente pasa por la mente de su interlocutor. Observe si su postura denota anciedad, nerviosismo, tranquilidad. De igual forma usted debe ser consciente que su lenguaje corporal le dice algo a su contraparte. Si quiere ahondar más sobre lenguaje corporal pinche aquí.

Busque nuevas opciones. Cuando usted no ha podido responder adecuadamente a las inquietudes de su contraparte, ésta puede pensar que no exista salida al problema. Es el momento adecuado para que usted busque nuevas alternativas que sean aceptables. Ante esta situación es bueno seguir haciendo preguntas como por ejemplo:

  • ¿Qué sería aceptable para usted?
  • ¿Qué alternativas plantearía usted?
  • ¿Qué sería aceptable para usted?
  • ¿Cómo podría funcionar para usted?
  • ¿Cómo podemos hacer que funcione?

Cuando hacemos este tipo de preguntas obligamos a nuestra contraparte a plantear alternativas que sean viables desde su punto de vista. Sea creativo a la hora de plantear alternativas. El cambio de perspectiva en la resolución de problemas es aconsejable en estos casos (Pensamiento Lateral).

Rediríjase hacia lo positivo. En caso de no llegar algún punto totalmente satisfactorio para ambas partes es momento  redirigir la discusión procurando hacerlo hacia puntos positivos de la negociación. Muchas veces nos enfrascamos en pequeñeces que ignoramos lo avanzado hasta el momento. Por eso es saludable repasar estos puntos obligándonos a mantener en perspectiva total del proceso. De igual forma hacer una pausa ayuda a ponernos en perspectiva.

Quiero aclarar que estos solo son algunos consejos (tips) que los he aplicado y me han funcionado, es posible que usted en el ejercicio  de su profesión haya aplicado otros, es por eso que los invito a comentar y enriquecer este post.

Escrito por Consultor Legal Empresarial

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Cómo comunicar el cambio organizacional

By José Luis Hurtado H.

Cuando nos referimos al cambio, todos estamos de acuerdo en que hoy más que nunca todo cambia, sin embargo encarar un proceso de cambio organizacional es una tarea difícil y ardua que conlleva una serie de tareas y actividades claves para lograr nuestro objetivo. La forma en cómo encaramos el cambio puede ser distinta en organizaciones similares, es decir no existe una la sola forma de realizar el proceso de cambio. Lo que funciona en una organización (empresa) no necesariamente funciona en otra, aún sean del mismo rubro, tamaño o estructura. Esto se debe a que cada empresa es un sistema único, cuyos elementos o componentes interactúan y retroalimentan de manera particular. Sus componentes principales son las personas, cuyos valores, principios y paradigmas (formas de ver el mundo) forman lo que se denomina la cultura organizacional.

 Si queremos cambiar, debemos actuar sobre la cultura organizacional

La cultura organizacional se define como una mezcla compleja de creencias, comportamientos, prejuicios, historias, mitos, metáforas y otras ideas que representan el modo particular en que trabaja y funciona una determinada organización. Intentar cambiar a las personas es muy difícil, conlleva tiempo y esfuerzo constante, sin dudas que si queremos permanecer como empresas en un mercado tan competitivo y global no queda otra alternativa que hacerlo. ¿Pero cómo?

 Factores de resistencia al cambio

En el hombre existe algo que impide que cambiemos fácilmente, que hace que nuestra actitud natural ante el cambio sea la resistencia. Es que todos actuamos en nuestra zona de comodidad. Si queremos romper esa resistencia debemos atacar los factores causales de dicha resistencia. Algunos de estos factores son miedo a lo desconocido, falta de información, miedo al fracaso, temor a no aprender, baja autoestima, pérdida de poder, aumento de responsabilidades, dejar de hacer algo.

 Todos estos factores están íntimamente ligados unos con otros y en muchos casos unos son causa del otro. Al respecto sobre que es causa y que es efecto me gusta razonar como lo hacía Pascal cuando expresaba que: ““Dado que todas las cosas son causadas y causantes, ayudadas y ayudantes, mediatas e inmediatas, y todas se entretejen por un lazo natural e insensible que une las más alejadas y las más diferentes, considero imposible conocer las partes sin conocer el todo, igual que conocer el todo sin conocer particularmente las partes…”. Por lo tanto si queremos atacar los verdaderos factores de resistencia del cambio debemos indagar concienzudamente mediante un diagnóstico integral y teniendo en cuenta que al final todos los factores están entrelazados unos con otros.

 Plan de Acción de Cuatro Pasos para Comunicar el Cambio

Todo plan de cambio en la empresa nace con un proyecto específico: la implementación de un sistema ERP, Instalación de una nueva maquinaria, cambio del procedimiento de entrega de mercadería, etc. Cada proyecto cuenta con un plan detallado de actividades que incluye responsable(s), cronograma y una asignación de recursos. Es en estos planes que se deben incluir pasos cuya finalidad es ayudar al gerente o responsable del proyecto a comunicar el cambio en forma efectiva. Estos cuatro pasos deben involucrar necesariamente a todos quienes se afectarán directa o indirectamente con los cambios.

 Primero. Elabore un diagnóstico conjunto

Si bien es cierto que muchos de los proyectos nacen en los niveles directivos de la empresa, la dificultad radica en cómo hacer que ese proyecto ya aprobado se socialice en los niveles operativos de la organización. El primer paso es elaborar un diagnóstico conjunto de la situación actual. Este diagnóstico nos debe arrojar como resultado una respuesta detallada a la pregunta genérica ¿Cómo lo hacemos hoy?

 Segundo. Concientizar la necesidad del cambio

La mejor forma de concientizar la necesidad del cambio es abordar los resultados conseguidos a la fecha y cual su proyección para el futuro. Muchas veces los resultados no son buenos y es fácil convencer de la necesidad del cambio. Pero qué pasa cuando los resultados son buenos y no existe una necesidad de cambio aparente. He ahí la cuestión. En esos casos se debe hacer énfasis en que todo tiene ciclos, ejemplificando con casos de empresas/productos e incluso personas. Mucho ayuda en estos casos aplicar el modelo de Ciclo de Vida de Productos. Este paso responde a la pregunta ¿Por qué debemos cambiar?

 Tercero. Trabaje en equipo, pida sugerencias

Aunque usted muchas veces sepa que se debe hacer y cómo debe hacerlo es importante trabajar en equipo. Enriquezca su proyecto, pida consejos y sugerencias a sus subordinados, pues esto genera un proceso sinérgico.  Como resultados usted como líder generará confirmación de que su plan estaba en la misma senda o que se dé cuenta que existían ciertos aspectos que no tomó en cuenta. En cualquiera de los dos casos usted se beneficia con este intercambio de criterios, ideas y sugerencias. Además esto genera lo más importante: compromiso por parte de sus empleados. Cuando las personas se siente que la toman en cuenta, se sienten comprometidas a hacer que las cosas funcionen. Este paso responde a la pregunta ¿Cómo creen que podemos hacerlo?

 Cuarto. Diga finalmente como se hará

Sobre la base los resultados encontrados en nuestro diagnóstico, la necesidad del cambio y las sugerencias recibidas, usted como líder, debe finalmente comunicar como se hará en cambio. Este plan definitivo debe incluir algo fundamental, las nuevas necesidades que afectaran a las personas: habilidades, destrezas, capacidades, competencias y actitudes.

Escrito por Consultor Legal Empresarial

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¿Son constitucionales las reformas parciales al Código Tributario Boliviano?

By José Luis Hurtado H.

La Gaceta Oficial del Estado Plurinacional de Bolivia en fecha 24 de Septiembre de 2012 nos sorprendió con la publicación de la Ley N° 291 denominada Ley de Modificaciones al Presupuesto General del Estado (PGE-2012), fechada con el 22 de Septiembre de 2012 en la que se incluye una reforma parcial al Código Tributario Boliviano Ley N° 2492 de 2 de Agosto de 2003.

La modificación del Presupuesto General de Estado para la Gestión en curso (2012) no nos sorprende para nada, pues forma parte de una practica en cierta medida “aceptada” por los distintos gobiernos de turno que han pasado a lo largo de la reciente historia democrática boliviana (30 años). Pero lo sorprendente fue que, – en esta ley eminentemente financiera, que es generada en el órgano ejecutivo y remitida al legislativo para su aprobación sin más trámite ni debate, pues generalmente no se le cambia ni un sola coma, en la que tiene como finalidad aprobar el incremento o disminución y transferencias de las partidas que lo componen, en virtud a la dinámica administrativa gubernamental, – se haya incluido una reforma tributaria parcial.

¿Cuales son las partes reformadas del Código Tributario Boliviano, mediante la Ley de Modificaciones al PGE-2012?

Antes de empezar el análisis de si es constitucional o no esta reforma parcial, empezaré resumiendo lo que se ha modificado. La modificación afecta a un total de 5 artículos de la Ley Nº 2492, los mismos que son:
– Artículo 59 (Prescripción);
– Artículo 60 (Cómputo);
– Artículo 70 (Obligaciones Tributarias del Sujeto Pasivo) en su numeral 8;
– Artículo 154 (Prescripción, Interrupción y Suspensión) parágrafos III y IV;
– Artículo 162 (Incumplimiento de Deberes Formales) numeral 2) del parágrafo II.

La Prescripción Extintiva
Se constituye en una categoría general del derecho, cuya finalidad es poner fin a un derecho material, debido a la inactividad de quien pudiendo ejercer ese derecho no lo hace. En materia tributaria, la prescripción extintiva se presenta cuando la Administración Tributaria permanece inactiva durante un determinado lapso de tiempo, a cuyo vencimiento se extingue la facultad de controlar, investigar, verificar, comprobar, fiscalizar tributos, determinar la deuda tributaria e imponer sanciones administrativas. Lo que se extingue es el derecho material del tributo, es decir el derecho a ejercer su cobro, no así el derecho subjetivo del Estado, a través de la Administración Tributaria, derecho que no prescribe.

En este caso el estado boliviano, mediante esta pretendida reforma, ampliará el plazo de la prescripción de cuatro (4) años hasta los diez (10) años. Esta modificación es gradual a partir de la gestión 2013, incrementando un año en cada gestión hasta completarse el 2018.

Cómputo del la Prescripción
El cómputo para la prescripción – para controlar, investigar, verificar, comprobar, fiscalizar tributos y determinar la deuda tributaria, – se inicia desde el primer día del mes siguiente a aquel en que se produce el vencimiento del periodo de pago y no así a partir del 01 de enero del año calendario siguiente, tal como lo establecía el anteriormente el artículo. De igual forma el cómputo para la prescripción de las sanciones administrativas se inicia desde el primer día del mes siguiente a aquel en que se cometió la contravención tributaria. Lo que se pretende con esta modificación es que la prescripción se inicie casi inmediatamente sin esperar a que se inicie la siguiente gestión.

Obligaciones Tributarias del Sujeto Pasivo
Consecuente con la ampliación de los plazos de la prescripción subsiste la obligación del Sujeto Pasivo de conservar en forma ordenada los libros de contabilidad, registros especiales, declaraciones, informes, comprobantes, medios de almacenamiento, datos e información computarizada y demás documentos de respaldo de sus actividades.

Suspensión e Interrupción de la Prescripción
La prescripción de la acción para sancionar delitos tributarios se suspenderá durante la fase de determinación y prejudicialidad tributaria. Se amplia de dos (2) años a cinco (5) la prescripción para acción para ejecutar sanciones administrativas.

Incumplimiento de Deberes Formales
Se incluye la omisión de inscripción en los registros tributarios como una contravención con aplicación sanciones en forma directa, verificadas en operativos de control tributario.

¿Esta reforma parcial al Código Tributario Boliviano es constitucional?

En mi opinión, esta reforma parcial al Código Tributario Boliviano es inconstitucional por dos razones que a continuación paso a detallar:

Primero, la Ley del Presupuesto General del Estado (PGE) es una norma cuyo proyecto es generada en el Órgano Ejecutivo como atribución del Presidente del Estado (Art. 172 numeral 11. CPE). Luego este proyecto pasa al Órgano Legislativo (Asamblea Legislativa Plurinacional) para su aprobación iniciando su tratamiento en la Cámara de Diputados (Art. 159 numeral 6. CPE) para luego ser aprobada por la Cámara de Senadores. Conceptual y doctrinariamente es una ley material, una autorización legal para recaudar (fuentes de ingresos) y gastar (aplicación en partidas de gastos e inversiones) para una gestión que comprende un año. Es de cumplimiento obligatorio por el hecho de emanar de una ley, que puede ser susceptible de modificación con otra ley (modificatoria). Si tomamos en cuenta este razonamiento, es decir, la aprobación del PGE solo se admite bajo una ley de carácter exclusivo, su modificación debe mantener el mismo carácter. Esto debido al Principio Presupuestario de Exclusividad que se refiere a que el Presupuesto debe únicamente limitarse a asignar recursos determinados gastos es decir no puede contener disposiciones sobre materias ajenas a la ejecución financiera de los programas de operación. Sobre esta cuestión existe jurisprudencia ante la Corte Suprema de Justicia – CSJ (tómese en cuenta que el control constitucional lo ejercía la CSJ, porque no existir a esa fecha el Tribunal Constitucional) debido a que en el presupuesto de la Gestión 1989 (ley financial) se pretendió aprobar una modificación de la alícuota del Impuesto a los Consumos Específicos (ICE) para la cerveza del 45% al 60%.

Segundo, la modificación del la Prescripción en forma arbitraria, por carecer de fundamento jurídico, por lo que atenta contra el Principio de Seguridad Jurídica. La finalidad de toda constitución y el ordenamiento jurídico vigente en un Estado de Derecho es poner límites a los poderes constituidos, principalmente al órgano ejecutivo, eliminando la discrecionalidad. Tal como lo establecen varias sentencias constitucionales emanadas del Tribunal Constitucional entre ellas la 409/2012-R, 0096/2010-R, 0070/2010-R establecen que “La seguridad jurídica como un principio emergente y dentro de un Estado de Derecho, implica la protección constitucional de la actuación arbitraria estatal, por lo tanto, la relación la relación Estado-Ciudadano, debe sujetarse a reglas claras, precisas y determinadas, en especial a las leyes, que deben desarrollar los mandatos de la Constitución Política del Estado, buscando en su contenido la materialización de los derechos y garantías fundamentales, previstos en la Ley Fundamental, es decir, que sea previsible para la sociedad la actuación estatal”. Este Principio (Seguridad Jurídica) se encuentra plasmado en nuestra Constitución en el Artículo 178 cuya potestad de impartir justicia emanada del pueblo descansa en sobre el Órgano Judicial y sobre todo en el Tribunal Constitucional Plurinacional. “La prescripción sirve a la seguridad general del derecho y a la paz jurídica, las cuales exigen que se ponga un límite a las pretensiones jurídicas envejecidas”, Ennecerus, Kipp y Wolff (1981). La prescripción extintiva encuentra su justificación en la necesidad de poner término a la incertidumbre de los derechos y en la presunción de abandono, negligencia o ineficiencia de la Administración Tributaria (Puig, 1986).

Otras razones por las que no se deben modificar
Existen otras razones por las que no se debería modificar de la forma que se prentende:

a) Generación de Caos Normativo.
Las fuentes del Derecho Tributario en nuestro Código Tributario son de carácter limitativo y está expresadas en el Art. 5 de la Ley Nº 2492, bajo el siguiente orden de prelación normativa:
1) La Constitución Política del Estado
2) Los Convenios y Tratados Internacionales aprobados por el Poder Legislativo
3) El presente Código Tributario
4) Las Leyes
5) Los Decretos Supremos
6) Resoluciones Supremas
7) Las demás disposiciones de carácter general dictadas por los órganos
administrativos facultados al efecto con las limitaciones y requisitos de
formulación establecidos en este Código.
Tal como se aprecia el Código Tributario al ser una ley especial tiene prelación sobre cualquier otra ley de tipo general. En este caso se pretende modificar el Código Tributario con una ley cuya finalidad es de carácter distinto y su vigencia limitada a una sola gestión, creando caos normativo. No es aconsejable realizar modificaciones parche.

b) Inexistencia de Razonabilidad
Elevar de 4 a 10 años el plazo de la prescripción extintiva en materia tributaria no es razonable. Cabe preguntarse ¿Porque aumentar a más del doble el plazo de la prescripción? Un mayor plazo en la prescripción significa incentivar ineficiencia en la Administración Tributaria. Mi opinión es que no existe razonabilidad en estos plazos.

c) Constituye una carga onerosa para las empresas
Conservar 10 años de documentación resultará una carga onerosa para las empresas, porque necesitaran mayor espacio físico y mayores gastos en su conservación.

Escrito por Consultor Legal Empresarial

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Vientos de Cambio

By José Luis Hurtado H.

By Consultor Legal Empresarial

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La negociación, pan nuestro de cada día.

By José Luis Hurtado H.

El comercio es una actividad presente a lo largo de la historia del hombre y la negociación como parte indisoluble. La negociación en un proceso llevado a cabo por dos o más partes, que busca solucionar en todo o en parte un conflicto a causa de intereses encontrados, a través de concesiones mutuas. En la actualidad existen muchos estilos y escuelas de negociación, pero la negociación solo se puede aprender negociando, es decir practicando. He aquí que en esta ocasión quisiera presentar a ustedes un caso de una negociación a la que nos enfrentamos frecuentemente:

Mary está interesada en comprar una lavadora nueva. Ha visto varios anuncios en el periódico y eligió de todos ellos un almacén que parece tener excelentes precios. Estudió cuidadosamente lo que realmente quiere, para tener muy claro lo que debe pagar. Al entrar al almacén se acerca al vendedor, se aprende su nombre y pide le contacte con quien sepa de lavadoras para que le enseñe diferentes modelos. El vendedor se ofrece a indicar a Mary las lavadoras que disponen. Ella manifiesta, que espera encontrar un modelo que sea de su gusto y con un precio razonable. “Me atrajo este almacén ya que ustedes, obtienen ganancias al mismo tiempo que le dan al cliente la oportunidad de realizar una excelente compra, creo que las dos cosas son importantes” dijo ella. El vendedor a su vez pregunta a Mary las características operativas, dimensiones y accesorio de la lavadora deseada, al igual que el precio máximo que está dispuesta a pagar. Mary explica sus necesidades y el vendedor confirma que sus productos satisfacen sus requerimientos, pero que también algunas de las opciones escogidas sobre pasan el límite de precio, a lo que Mary le contesta: “No veo por qué tendría que ser así”. Mary escoge el modelo y pregunta el precio. El vendedor le indica que cuesta 669,99 dólares, por lo cual Mary se sorprende, ya que de acuerdo al anuncio no debería costar más de 490 dólares. El vendedor le indica que en este modelo en particular, existen dos elementos extras, que no se incluyen en los modelos de venta. Mary lo entiende pero aún no está de acuerdo con el costo adicional. Luego de una corta discusión Mary dice que no puede pagar tanto y que buscará en otro lugar. El vendedor le sugiere un modelo más barato, pero Mary no cambia de parecer. El vendedor le hace una rebaja hasta 580 dólares. Mary lo analiza y lo piensa un poco. El añade que el precio incluye transporte e instalación. Mary responde que no puede ser más de 510 dólares. El vendedor responde a Mary que no puede dejárselo en ese precio, pero puede entregarle en 550 dólares. Mary le responde: “De acuerdo, si el precio incluye entrega e instalación, puede elaborar la orden”.

Como alcanzar una negociación exitosa

Este caso plantea muchas interrogantes que nos ayudarán a develar y a resolver en la práctica un proceso de negociación exitoso. He aquí algunas de estas preguntas y sus recomendaciones.

Cuando usted va a negociar, ¿Debe enfrascarse de inmediato en el negocio sin antes conocer a su contraparte?

Antes de empezar a una negociación necesariamente se deberá intentar conocer a la otra parte, esto para agotar la primera parte de la negociación, la preparación. El conocer a nuestro oponente circunstancial nos podrá dar una ventaja inicial que tendremos que capitalizar durante el proceso mismo de negociación. Esta primera fase del proceso de negociación en realidad se compone de dos partes: la primera llamada introspección, en la que hacemos un análisis de los intereses que nosotros buscaremos como objetivo durante la negociación. La segunda parte de este primera fase llamada extrospección consiste en ponerse en los zapatos del adversario para tratar de inferir cuales son los intereses de nuestra contraparte. A este proceso también se le denomina metanoía.

Durante el proceso de negociación si bien pueden surgir algunos elementos que no los habíamos considerado, es necesario que durante su fase de preparación haber estudiado todos los detalles que estén a nuestro alcance, formulando todas las alternativas que podrían surgir durante la negociación misma. Debemos agotar todas las posibilidades que podrían surgir, formulando diferentes escenarios y situaciones, para así estar preparados de la mejor forma posible.

Fases de la Negociación

¿Espera que la negociación lo favorezca únicamente a usted y a sus requerimientos? Para que una negociación pueda ser exitosa ambas partes deberán quedar satisfechas. En caso que una de las partes no quede satisfecha experimentará el proceso llamado disonancia cognoscitiva, lo que provocará posiblemente un incumplimiento del compromiso asumido durante la negociación. Es por eso que se deben realizar concesiones mutuas. La palabra concesiones deriva del verbo conceder o ceder, dar, por lo tanto podemos definir las concesiones en el marco de una negociación como aquello  que las partes dan o ceden durante el proceso de negociación.

Al realizar la compra, ¿Le interesa solamente comprar el bien al mejor precio, manteniendo una actitud defensiva y de desconfianza mutua?

Una negociación que se lleva a cabo en esos términos seguro que no llegará a un buen término. Para que exista una negociación exitosa se deberán romper con estas actitudes. Lograr la confianza de su oponente circunstancial es fundamental a la hora de negociar, para será necesario por ejemplo, entre otras cosas, utilizar una lenguaje que contribuya a generar dicha confianza. En este caso nos referimos a nuestro lenguaje oral como al corporal. Usted debe saber que la persona con la quien negocia no es su enemigo y mantener una actitud defensiva no contribuye llegar a una negociación exitosa. Igualmente usted debe saber que no solamente el precio es el único elemento importante en la negociación.

En una negociación, ¿Es imprescindible evitar conflictos y desacuerdos?

Durante la negociación siempre surgirán conflictos y desacuerdo. El arte de la negociación es precisamente encontrar soluciones creativas que zanjen dichos conflictos y desacuerdos. Es mejor que los conflictos surjan durante el proceso de negociación para evitar un incumplimiento y una posible renegociación.

Si usted tiene la autoridad para decidir en una negociación, ¿Esperaría negociar con alguien que no esté en su mismo nivel de autoridad de decisión para tener ventaja sobre él?

Sin lugar a dudas negociar con alguien que no tiene el mismo nivel de autoridad para decidir sobre los aspectos cruciales de la negociación retrasará el proceso mismo, pues cualquier acuerdo al que se llegue deberá revisarse y aprobarse en instancia superior. En cambio negociar con una contraparte facultada para tomar una decisión facilitará y agilizara el proceso. Por otra parte es posible embaucar o engañar a quien no esté preparado en la negociación, pero esto tiene como consecuencia que esta relación a largo plazo no prosperará.

¿Cómo saber exactamente cuál es el margen de ganancia de un vendedor para así jugar en base de ello y tener la “rebaja” que el comprador requiere?, ¿Cuándo exactamente pedir esa rebaja?

La fase de preparación nos puede arrojar indicios sobre los niveles generales de precios en el mercado y por lo tanto podemos estimar este valor en forma deductiva. Por otra parte durante el proceso mismo de la negociación podemos aprovechar algunas herramientas que nos darán algunas pautas adicionales, tales como el lenguaje corporal ante una pregunta directa sobre cuál es el menor precio que podría hacernos. Si detectamos incongruencias entre su respuesta verbal y corporal estaremos en una situación de la cual podemos pedir concesiones adicionales, entre ellas pedir una rebaja.

Escrito por Consultor Legal Empresarial

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Concentrarse en las tareas que nos agregan altísimo valor

Agregar valor nos permite alcanzar nuestras metas.

By José Luis Hurtado H.

 ¿Porque debemos buscar agregar valor a nuestro currículo profesional? Sencillo, estamos en un momento de alta competitividad, en la que todo profesional que busque permanecer vigente en el mercado laboral debe realizar esfuerzos adicionales y constantes.

Tres razones por las que debemos estar actualizados

  1. Conocimientos de rápida Obsolescencia. A diferencia de otras épocas un título universitario no es garantía de éxito, pues ahora el bien más preciado de nuestra sociedad es el conocimiento, que se multiplica en forma exponencial. Se dice que una persona profesional, sin la debida actualización, puede quedar obsoleta en solo cinco años. La constante es el cambio.
  2. Generaciones con ventajas competitivas. Estamos viviendo en la era de los nativos digitales, personas que dominan las tecnologías de información como algo intuitivo, que forma parte intrínseca de sus conocimientos. Las nuevas generaciones a diferencia de las anteriores han sido expuestas de forma temprana a la televisión, el video (juegos) y el internet. Ahora debemos competir con estas nuevas generaciones.
  3. Mayor acceso a la educación universitaria. Hoy en días más que nunca el número de profesionales titulados es mayor debido al gran número de centros de enseñanzas públicos y privados. Antes la educación universitaria era privilegio de pocos, más ahora el acceso a las universidades públicas y privadas es un gran avance de la educación en América Latina. Por lo tanto nos enfrentamos a un mayor número de “competidores”.

¿Cómo agregar valor a nuestro currículo profesional?

Considero que una de las mejores formas de agregar valor es la búsqueda de la eficiencia y productividad con el uso de nuestro tiempo. El tiempo es un recurso limitado y el tiempo es dinero. Existen muchas formas de distracciones y entretenimiento que nos hacen desviarnos de nuestras metas. La búsqueda de la gratificación inmediata, del placer instantáneo nos perjudica. Por lo tanto a lo que debemos apuntar es a concentrarnos en aquellas actividades que generan valor para nosotros.

 Leyendo un artículo de Sandi Smith (CPA Trendlines) en el que explica de manera sencilla en solo tres pasos como empezar a correr para lograr los ingresos que nos proponemos como meta, me hizo meditar sobre cómo aplicar estos pasos a tareas que nos agreguen valor como profesionales. Estos son los tres pasos:

1.    Identificar aquellas actividades que no agregan valor.

Existen actividades que no agregan valor a nuestro currículo, nuestro desafío inicial está en realizar un verdadera reflexión (auto reflexión)  sobre qué actividades cumplen con nuestros propósitos. Durante este periodo sea sincero, no se engañe usted mismo. Le aconsejo cuantificar cuantas horas invierte en estas actividades y se sorprenderá de la cantidad. Veamos algunas actividades que personalmente considero peligros potenciales para acabar con nuestro tiempo y hacer ineficiente nuestro día:

    • Mirar televisión.
    • Navegar en internet sin un propósito claro.
    • Mirar videos graciosos en youtube.
    • Entrar en el Facebook en forma compulsiva para curiosear.
    • Revisar correo  spam, suscribirse a páginas sin sentido.
    • Constantes interrupciones de subalternos por cosas triviales.

2 .    Eliminar aquellas actividades que no agregan valor.

Si usted tiene subalternos entonces lo que debe hacer es delegar aquellas actividades triviales, repetitivas y rutinarias. Pero ¿y si no tiene subalternos a quien delegarlas? Simplemente elimínelas. Esto al principio puede parecer radical pero a la larga usted verá los beneficios.

 3.    Enfocarnos en aquellas actividades que nos agregan altísimo valor.

El enfoque es lo que permite llegar a la eficiencia e incrementar nuestra productividad. Haga una lista de actividades que usted considera que podrían agregarle valor a su currículo profesional. Pregunte a sus jefes que es lo que más valoran a la hora de contratar profesionales. Investigue las biografías de grandes hombres que usted admira, aprenda de ellos, identifique los factores de éxito que lo llevaron a triunfar. Una vez que tenga una lista de ocho a diez actividades órnelas priorizando las que son factibles de realizar. He aquí una lista de referencia de actividades que pueden agregarle valor:

    • Estudiar una idioma extranjero (inglés, francés, alemán, portugués, etc)
    • Estudiar una especialidad (Diplomado, Maestría, Doctorado)
    • Leer e investigar sobre un tema específico (ej. Como manejar el cambio)
    • Escribir un libro o en un Blog.
    • Aprender a hablar elocuentemente.
    • Dominar un software relacionado a su profesión (Excel, Prezi, SPSS)
    • Aprender dinámicas para manejos de grupos.
    • Hacer Talleres sobre habilidades interpersonales.
    • Lea un libro por mes.
    • Escuchar audio libros mientras se desplaza al trabajo.

Una vez que usted ha decidido aprovechar al máximo su tiempo no abandone su proyecto a la primera dificultad que encuentre. A lo largo de su vida siempre habrá distracciones que le hagan desviarse de su meta. Sea constante, haga que su tiempo rinda, recuerde que el que persevera alcanza el éxito.

Escrito por Consultor Legal Empresarial

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Como hacer de tus reuniones más productivas

Planificación, Ejecución y Seguimiento de reuniones.

By José Luis Hurtado H.

En toda empresa las juntas o reuniones se constituyen una labor cotidiana en la que muchas veces se convierten en un dolor de cabeza. Es frecuente que estas reuniones se conviertan en ocasiones en que el “jefe” exija los resultados a problemas que se han tratado en reuniones anteriores y que esto derive en una explosión de ira y enojo por parte del “jefe” porque los resultados no se dieron como se esperaba. O también es frecuente que a la hora de cobrar los resultados aparezcan los que evaden responsabilidad, argumentando que no fue claro quién era el responsable de tal o cual tarea. Muchas veces estas situaciones se producen por factores que no se toman en cuenta a la hora de realizar las reuniones.

Improvisar, la mejor manera de perder el tiempo

Una forma segura de llegar a la situación descrita en el anterior acápite es la falta de planificación o improvisación de las juntas o reuniones. Planificar es la mejor manera de aprovechar los recursos, siempre escasos, de cualquier empresa. Cuando las reuniones se planifican adecuadamente deriva en mejores resultados, pues improvisar es la mejor manera de perder el tiempo y el tiempo es dinero.

¿Cómo planificar una reunión?

Toda reunión debe tener un punto de partida: ¿para qué nos reunimos? Determinar el objeto de la reunión es fundamental para no perder la perspectiva durante su desarrollo. Para ello resulta necesario constituir un orden del día que incluye todos los temas a tratar durante la reunión. Este orden del día debe estar disponible para los asistentes con la debida anticipación para que éstos se preparen con toda la información necesaria que podrían necesitar. De igual manera se deben tomar en cuenta las siguientes recomendaciones:

  • Determinar quienes deben participar. Quienes deben participar está ligado íntimamente al objeto de la reunión. Debe participar quien está involucrado de manera directa con la acción/responsabilidad. Esto quiere decir que deben participar quienes son protagonistas de las acciones que se analizaran, sean acciones pasadas o futuras. Al igual que deben participar quienes, aunque no desarrollen la acción en forma directa,  tiene la responsabilidad como parte de su cargo. No existe un número ideal de personas para participar en una reunión, pero sin duda que reuniones con más de 8 personas son más difíciles de coordinar y manejar.
  •  Evite extenderse más de lo necesario. El tiempo de duración estará en función a la simplicidad/complejidad de los temas a tratar en el orden del día. En caso que los temas sean densos o complejos es mejor tratarlos de manera exclusiva evitando extender las reuniones de manera innecesaria pues la productividad tiende a bajar a medida que este se alarga. Es aconsejable no extender las sesiones por más 90 minutos sin ningún receso. Si su reunión tiene planificado extenderse por periodos largos de más de 3 horas, planifique pequeños recesos, de preferencia entre punto y punto para no queden temas inconclusos. Algunas veces un pequeño receso puede ayudar a restablecer el orden, distender el ambiente, generar otras ideas o simplemente ir al baño o estirar las piernas.
  •  Busque el mejor horario para realizarlas. El horario de las reuniones, generalmente se establece en función a la disponibilidad del tiempo de los participantes. Un error frecuente es programarlo en función a la disponibilidad del “jefe” o la disponibilidad de una minoría. Sin embargo, si queremos sacarle el máximo provecho a nuestras reuniones es aconsejable fijar horarios durante las primeras horas de la mañana, pues los participantes están frescos y con toda su energía. El horario de la tarde, generalmente está afectado por las cantidades de ingesta de comida y el rendimiento de las personas decae.
  •  Elija el mejor día para llevarla a cabo. Por otra parte el día de reunión también es importante. Según mi experiencia los días lunes y viernes no son buenos días para realizar reuniones productivas. Ha escuchado la expresión “Otra vez lunes!” Los días lunes las personas generalmente vienen de realizar actividades en el fin de semana y no se sienten muy contentas de volver al trabajo. Los días viernes las personas están pensando en lo que harán el fin de semana. Por otra parte cualquier entusiasmo o impulso se pierde por la interrupción del fin de semana. Ha escuchado que el “viernes es el mejor día para despedir personas”, eso es porque el fin de semana adormece o enfría la situación, lo mismo sucede con cualquier tema. El mejor día para reunirse es el martes o miércoles.

 Durante el desarrollo de una reunión

Sacar adelante una reunión nos es fácil, se necesita de un cierto liderazgo. Quien tenga la responsabilidad de liderar una junta o reunión debe tener ciertas cualidades, pero de eso nos ocuparemos en otro artículo. De manera general, quienes participan de una reunión deben seguir ciertas reglas que el líder debe explicar claramente al inicio de la misma. Algunas recomendaciones importantes de recordar durante el desarrollo de las reuniones:

  •  Evite realizar juicios que invaliden a la persona. Cuando se discute un problema se debe atacar la raíz del problema y no a la persona. Cuando no estemos de acuerdo con algún criterio emitido por un colega evite emitir juicios de valor que invaliden a la persona. Sea cuidadoso en escoger las palabras de su argumento, así como debe ser consciente de su lenguaje corporal. Cuando  realizamos juicios que invalidan a las personas las discusiones caen en el campo personal y no se avanza en la solución del problema.
  •  Busque y ataque la raíz del problema. El mayor desperdicio de tiempo en las reuniones es cuando las “soluciones” encontradas no atacan la raíz del problema. Sea por qué no se realiza un buen diagnóstico o simplemente por qué las soluciones son incompletas o superficiales. Para ello es fundamental que se utilicen las técnicas más adecuadas según la complejidad del problema.
  •  Buscar siempre el consenso, para lograr el compromiso. Las reuniones al finalizar generalmente exigen realizar una toma de decisiones. Existen muchas formas de llegar a una decisión: decisión unilateral por parte del “jefe” quien tiene la autoridad sobre el asunto, decisión por mayoría, decisión por consenso, decisión unánime. La decisión debe ser tomada según el tema abordado, pero para temas que involucran a un gran número de personas y/o cambios sustanciales o radicales la forma más aconsejable lograr un consenso. El consenso genera compromiso de parte de quienes participan de dicha decisión.

 Haga seguimiento sobre las soluciones adoptadas en reunión

Una planificación sin control, no sirve de nada. El seguimiento sobre las soluciones adoptadas en las reuniones determinará si nuestra reunión o reuniones han sido productivas. A pesar que muchas veces las soluciones adoptadas en una reunión no siempre son las mejores y tienen desviaciones, sin embargo este proceso evaluativo puede significar un aprendizaje para la empresa. Siempre se debe realizar el seguimiento a todo proceso de ejecución llevado a cabo por quienes se designaron como responsables de una acción o conjunto de acciones. Cada acción debe tener definido claramente un responsable, para que cuando se realice el proceso evaluativo sepamos a quien exigir los resultados.

 Escrito por Consultor Legal Empresarial

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