Cómo comunicar el cambio organizacional

By José Luis Hurtado H.

Cuando nos referimos al cambio, todos estamos de acuerdo en que hoy más que nunca todo cambia, sin embargo encarar un proceso de cambio organizacional es una tarea difícil y ardua que conlleva una serie de tareas y actividades claves para lograr nuestro objetivo. La forma en cómo encaramos el cambio puede ser distinta en organizaciones similares, es decir no existe una la sola forma de realizar el proceso de cambio. Lo que funciona en una organización (empresa) no necesariamente funciona en otra, aún sean del mismo rubro, tamaño o estructura. Esto se debe a que cada empresa es un sistema único, cuyos elementos o componentes interactúan y retroalimentan de manera particular. Sus componentes principales son las personas, cuyos valores, principios y paradigmas (formas de ver el mundo) forman lo que se denomina la cultura organizacional.

 Si queremos cambiar, debemos actuar sobre la cultura organizacional

La cultura organizacional se define como una mezcla compleja de creencias, comportamientos, prejuicios, historias, mitos, metáforas y otras ideas que representan el modo particular en que trabaja y funciona una determinada organización. Intentar cambiar a las personas es muy difícil, conlleva tiempo y esfuerzo constante, sin dudas que si queremos permanecer como empresas en un mercado tan competitivo y global no queda otra alternativa que hacerlo. ¿Pero cómo?

 Factores de resistencia al cambio

En el hombre existe algo que impide que cambiemos fácilmente, que hace que nuestra actitud natural ante el cambio sea la resistencia. Es que todos actuamos en nuestra zona de comodidad. Si queremos romper esa resistencia debemos atacar los factores causales de dicha resistencia. Algunos de estos factores son miedo a lo desconocido, falta de información, miedo al fracaso, temor a no aprender, baja autoestima, pérdida de poder, aumento de responsabilidades, dejar de hacer algo.

 Todos estos factores están íntimamente ligados unos con otros y en muchos casos unos son causa del otro. Al respecto sobre que es causa y que es efecto me gusta razonar como lo hacía Pascal cuando expresaba que: ““Dado que todas las cosas son causadas y causantes, ayudadas y ayudantes, mediatas e inmediatas, y todas se entretejen por un lazo natural e insensible que une las más alejadas y las más diferentes, considero imposible conocer las partes sin conocer el todo, igual que conocer el todo sin conocer particularmente las partes…”. Por lo tanto si queremos atacar los verdaderos factores de resistencia del cambio debemos indagar concienzudamente mediante un diagnóstico integral y teniendo en cuenta que al final todos los factores están entrelazados unos con otros.

 Plan de Acción de Cuatro Pasos para Comunicar el Cambio

Todo plan de cambio en la empresa nace con un proyecto específico: la implementación de un sistema ERP, Instalación de una nueva maquinaria, cambio del procedimiento de entrega de mercadería, etc. Cada proyecto cuenta con un plan detallado de actividades que incluye responsable(s), cronograma y una asignación de recursos. Es en estos planes que se deben incluir pasos cuya finalidad es ayudar al gerente o responsable del proyecto a comunicar el cambio en forma efectiva. Estos cuatro pasos deben involucrar necesariamente a todos quienes se afectarán directa o indirectamente con los cambios.

 Primero. Elabore un diagnóstico conjunto

Si bien es cierto que muchos de los proyectos nacen en los niveles directivos de la empresa, la dificultad radica en cómo hacer que ese proyecto ya aprobado se socialice en los niveles operativos de la organización. El primer paso es elaborar un diagnóstico conjunto de la situación actual. Este diagnóstico nos debe arrojar como resultado una respuesta detallada a la pregunta genérica ¿Cómo lo hacemos hoy?

 Segundo. Concientizar la necesidad del cambio

La mejor forma de concientizar la necesidad del cambio es abordar los resultados conseguidos a la fecha y cual su proyección para el futuro. Muchas veces los resultados no son buenos y es fácil convencer de la necesidad del cambio. Pero qué pasa cuando los resultados son buenos y no existe una necesidad de cambio aparente. He ahí la cuestión. En esos casos se debe hacer énfasis en que todo tiene ciclos, ejemplificando con casos de empresas/productos e incluso personas. Mucho ayuda en estos casos aplicar el modelo de Ciclo de Vida de Productos. Este paso responde a la pregunta ¿Por qué debemos cambiar?

 Tercero. Trabaje en equipo, pida sugerencias

Aunque usted muchas veces sepa que se debe hacer y cómo debe hacerlo es importante trabajar en equipo. Enriquezca su proyecto, pida consejos y sugerencias a sus subordinados, pues esto genera un proceso sinérgico.  Como resultados usted como líder generará confirmación de que su plan estaba en la misma senda o que se dé cuenta que existían ciertos aspectos que no tomó en cuenta. En cualquiera de los dos casos usted se beneficia con este intercambio de criterios, ideas y sugerencias. Además esto genera lo más importante: compromiso por parte de sus empleados. Cuando las personas se siente que la toman en cuenta, se sienten comprometidas a hacer que las cosas funcionen. Este paso responde a la pregunta ¿Cómo creen que podemos hacerlo?

 Cuarto. Diga finalmente como se hará

Sobre la base los resultados encontrados en nuestro diagnóstico, la necesidad del cambio y las sugerencias recibidas, usted como líder, debe finalmente comunicar como se hará en cambio. Este plan definitivo debe incluir algo fundamental, las nuevas necesidades que afectaran a las personas: habilidades, destrezas, capacidades, competencias y actitudes.

Escrito por Consultor Legal Empresarial

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