Como hacer de tus reuniones más productivas

Planificación, Ejecución y Seguimiento de reuniones.

By José Luis Hurtado H.

En toda empresa las juntas o reuniones se constituyen una labor cotidiana en la que muchas veces se convierten en un dolor de cabeza. Es frecuente que estas reuniones se conviertan en ocasiones en que el “jefe” exija los resultados a problemas que se han tratado en reuniones anteriores y que esto derive en una explosión de ira y enojo por parte del “jefe” porque los resultados no se dieron como se esperaba. O también es frecuente que a la hora de cobrar los resultados aparezcan los que evaden responsabilidad, argumentando que no fue claro quién era el responsable de tal o cual tarea. Muchas veces estas situaciones se producen por factores que no se toman en cuenta a la hora de realizar las reuniones.

Improvisar, la mejor manera de perder el tiempo

Una forma segura de llegar a la situación descrita en el anterior acápite es la falta de planificación o improvisación de las juntas o reuniones. Planificar es la mejor manera de aprovechar los recursos, siempre escasos, de cualquier empresa. Cuando las reuniones se planifican adecuadamente deriva en mejores resultados, pues improvisar es la mejor manera de perder el tiempo y el tiempo es dinero.

¿Cómo planificar una reunión?

Toda reunión debe tener un punto de partida: ¿para qué nos reunimos? Determinar el objeto de la reunión es fundamental para no perder la perspectiva durante su desarrollo. Para ello resulta necesario constituir un orden del día que incluye todos los temas a tratar durante la reunión. Este orden del día debe estar disponible para los asistentes con la debida anticipación para que éstos se preparen con toda la información necesaria que podrían necesitar. De igual manera se deben tomar en cuenta las siguientes recomendaciones:

  • Determinar quienes deben participar. Quienes deben participar está ligado íntimamente al objeto de la reunión. Debe participar quien está involucrado de manera directa con la acción/responsabilidad. Esto quiere decir que deben participar quienes son protagonistas de las acciones que se analizaran, sean acciones pasadas o futuras. Al igual que deben participar quienes, aunque no desarrollen la acción en forma directa,  tiene la responsabilidad como parte de su cargo. No existe un número ideal de personas para participar en una reunión, pero sin duda que reuniones con más de 8 personas son más difíciles de coordinar y manejar.
  •  Evite extenderse más de lo necesario. El tiempo de duración estará en función a la simplicidad/complejidad de los temas a tratar en el orden del día. En caso que los temas sean densos o complejos es mejor tratarlos de manera exclusiva evitando extender las reuniones de manera innecesaria pues la productividad tiende a bajar a medida que este se alarga. Es aconsejable no extender las sesiones por más 90 minutos sin ningún receso. Si su reunión tiene planificado extenderse por periodos largos de más de 3 horas, planifique pequeños recesos, de preferencia entre punto y punto para no queden temas inconclusos. Algunas veces un pequeño receso puede ayudar a restablecer el orden, distender el ambiente, generar otras ideas o simplemente ir al baño o estirar las piernas.
  •  Busque el mejor horario para realizarlas. El horario de las reuniones, generalmente se establece en función a la disponibilidad del tiempo de los participantes. Un error frecuente es programarlo en función a la disponibilidad del “jefe” o la disponibilidad de una minoría. Sin embargo, si queremos sacarle el máximo provecho a nuestras reuniones es aconsejable fijar horarios durante las primeras horas de la mañana, pues los participantes están frescos y con toda su energía. El horario de la tarde, generalmente está afectado por las cantidades de ingesta de comida y el rendimiento de las personas decae.
  •  Elija el mejor día para llevarla a cabo. Por otra parte el día de reunión también es importante. Según mi experiencia los días lunes y viernes no son buenos días para realizar reuniones productivas. Ha escuchado la expresión “Otra vez lunes!” Los días lunes las personas generalmente vienen de realizar actividades en el fin de semana y no se sienten muy contentas de volver al trabajo. Los días viernes las personas están pensando en lo que harán el fin de semana. Por otra parte cualquier entusiasmo o impulso se pierde por la interrupción del fin de semana. Ha escuchado que el “viernes es el mejor día para despedir personas”, eso es porque el fin de semana adormece o enfría la situación, lo mismo sucede con cualquier tema. El mejor día para reunirse es el martes o miércoles.

 Durante el desarrollo de una reunión

Sacar adelante una reunión nos es fácil, se necesita de un cierto liderazgo. Quien tenga la responsabilidad de liderar una junta o reunión debe tener ciertas cualidades, pero de eso nos ocuparemos en otro artículo. De manera general, quienes participan de una reunión deben seguir ciertas reglas que el líder debe explicar claramente al inicio de la misma. Algunas recomendaciones importantes de recordar durante el desarrollo de las reuniones:

  •  Evite realizar juicios que invaliden a la persona. Cuando se discute un problema se debe atacar la raíz del problema y no a la persona. Cuando no estemos de acuerdo con algún criterio emitido por un colega evite emitir juicios de valor que invaliden a la persona. Sea cuidadoso en escoger las palabras de su argumento, así como debe ser consciente de su lenguaje corporal. Cuando  realizamos juicios que invalidan a las personas las discusiones caen en el campo personal y no se avanza en la solución del problema.
  •  Busque y ataque la raíz del problema. El mayor desperdicio de tiempo en las reuniones es cuando las “soluciones” encontradas no atacan la raíz del problema. Sea por qué no se realiza un buen diagnóstico o simplemente por qué las soluciones son incompletas o superficiales. Para ello es fundamental que se utilicen las técnicas más adecuadas según la complejidad del problema.
  •  Buscar siempre el consenso, para lograr el compromiso. Las reuniones al finalizar generalmente exigen realizar una toma de decisiones. Existen muchas formas de llegar a una decisión: decisión unilateral por parte del “jefe” quien tiene la autoridad sobre el asunto, decisión por mayoría, decisión por consenso, decisión unánime. La decisión debe ser tomada según el tema abordado, pero para temas que involucran a un gran número de personas y/o cambios sustanciales o radicales la forma más aconsejable lograr un consenso. El consenso genera compromiso de parte de quienes participan de dicha decisión.

 Haga seguimiento sobre las soluciones adoptadas en reunión

Una planificación sin control, no sirve de nada. El seguimiento sobre las soluciones adoptadas en las reuniones determinará si nuestra reunión o reuniones han sido productivas. A pesar que muchas veces las soluciones adoptadas en una reunión no siempre son las mejores y tienen desviaciones, sin embargo este proceso evaluativo puede significar un aprendizaje para la empresa. Siempre se debe realizar el seguimiento a todo proceso de ejecución llevado a cabo por quienes se designaron como responsables de una acción o conjunto de acciones. Cada acción debe tener definido claramente un responsable, para que cuando se realice el proceso evaluativo sepamos a quien exigir los resultados.

 Escrito por Consultor Legal Empresarial

4 comentarios

Archivado bajo General, Liderazgo

4 Respuestas a “Como hacer de tus reuniones más productivas

  1. Lourdes Hernandez

    Excelentes recomendaciones que mucho me ayudaran a coordinar mis reuniones con el comité ejecutivo de la empresa. Gracias por compartirlo

  2. Jhon Ballardo

    Esta interesante los puntos que se debe de tener en cuenta desde la planificacion y su ejecucion

  3. Fernando

    Muy interesante. Este es un tema que siempre trae comentarios y atención. quizá lo único que se puede discrepar es en lo de que las reuniones tengan que ser los martes o miercoles; me parece bien la argumentación respecto de los lunes, pero depende mucho de la actividad de la empresa. el ritmo de trabajo semanal, etc. Sin embargo, creo que es bastante acertado.
    Gracias

  4. Angel Herrera

    Excelentes recomendaciones para implementarlas

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